مهارت ارتباط موثر هنگام تعامل با دیگران در یک محیط حرفه ای مهم است. یادگیری نحوه برقراری ارتباط موثر مستلزم توسعه مهارت های خاصی مانند گوش دادن فعال است. با شناسایی اینکه ارتباط موثر چیست و چگونه می تواند برای شما مفید باشد، می توانید یاد بگیرید که به طور واضح و مختصر ارتباط برقرار کنید. در این مقاله به ارتباط موثر در محیط کار، اهمیت آن و روش های بهبود ارتباطات شما می پردازیم.
ارتباط موثر چیست؟
مهارت ارتباط موثر چیزی فراتر از تبادل اطلاعات است. این در مورد درک احساسات و اهداف پشت اطلاعات است. علاوه بر اینکه بتوانید پیامی را به وضوح منتقل کنید، باید به گونه ای گوش دهید که معنای کامل آنچه گفته می شود را به دست آورید و باعث شود طرف مقابل احساس کند شنیده شده و درک می شود.
ارتباط موثر به نظر می رسد که باید غریزی باشد. اما اغلب اوقات، وقتی سعی می کنیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، چیزی به اشتباه می افتد. ما یک چیزی می گوییم، دیگری چیز دیگری می شنود و سوء تفاهم، ناامیدی و درگیری به وجود می آید. این می تواند مشکلاتی را در خانه، مدرسه و روابط کاری شما ایجاد کند.
اما با یادگیری مهارت های ارتباط موثر، می توانید ارتباطات خود را با دیگران عمیق تر کنید، اعتماد و احترام بیشتری ایجاد کنید و کار تیمی، حل مسئله و سلامت اجتماعی و عاطفی خود را بهبود بخشید.
چرا ارتباط موثر در محل کار مهم است؟
یادگیری برقراری ارتباط موثر می تواند ارزشی در محل کار ایجاد کند. ارتباط موثر مهم است زیرا مزایای زیر را ارائه می دهد:
1.درک را نشان می دهد
یادگیری مهارت ارتباط موثر می تواند به شما کمک کند تا درک درستی از صحبت های طرف مقابل داشته باشید. چه با یک همکار یا مدیر ارتباط برقرار کنید، ارتباط موثر می تواند به تیم ها کمک کند تا بهره وری را بهبود بخشند و برای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش کنند.
2.کمک به جلوگیری از درگیری ها
ارتباطات موثر، مهارت های لازم برای جلوگیری یا حل تعارض را دارند. این میتواند به تیمها کمک کند تا بر چالشها یا موانع بر سر راه بهرهوری غلبه کنند و به سمت تکمیل پروژهها سریعتر پیشرفت کنند، در حالی که روحیه کارکنان را نیز بهبود میبخشد.
3.تعامل را بهبود می بخشد
ایجاد تیمهای ارتباط مؤثر نیز میتواند مشارکت کارکنان را در میان اعضای تیم افزایش دهد. این به ویژه به عنوان یک رهبر هنگام تشویق اعضای تیم به همکاری با یکدیگر مفید است.
4.مشکلات را حل می کند
مهارت های ارتباط موثر می تواند به اعضای تیم کمک کند تا راه حل هایی برای چالش های رایج شناسایی کنند. همچنین مهارتهای ارتباطی خوب، بیان واضح نگرانیهای فعلیشان را برای اعضای تیم آسانتر میکند و منجر به محیط کاری شفافتر و صادقانهتر میشود.
5.اعتماد ایجاد می کند
مهارت های ارتباط موثر، از جمله همدلی، شفقت و الگوهای ارتباط غیرکلامی ثابت، می تواند به اعضای تیم کمک کند تا بین یکدیگر اعتماد ایجاد کنند. همچنین می تواند به رهبران کمک کند تا احترام و اعتماد اعضای تیم خود را جلب کنند.
8 روش افزایش مهارت ارتباط موثر
ایجاد و تسلط بر مهارت های ارتباط موثر، کار شما را به عنوان یک رهبر آسان تر می کند، حتی در هنگام مکالمات دشوار. وقت گذاشتن برای ایجاد این مهارت ها مطمئناً زمان خوبی را صرف می کند.
توانایی رهبر برای برقراری ارتباط شفاف و موثر با کارکنان، درون تیم ها و در سراسر سازمان یکی از پایه های یک کسب و کار موفق است. در واقع، توانایی برقراری ارتباط ممکن است حیاتی ترین مهارت یک مدیر باشد و افراد برای مدیر شدن باید ارتباط بین بدن و ذهنشان را تقویت کنند.
خبر خوب این است که این مهارت ها قابل یادگیری و حتی تسلط هستند. این هشت نکته می تواند به شما کمک کند تا مهارت های ارتباط موثر را برای موفقیت سازمان و شغل خود به حداکثر برسانید:
1.گفتار واضح و مختصر باشد
کلید برقراری ارتباط قدرتمند و متقاعدکننده – چه نوشتاری و چه گفتاری – وضوح و در صورت امکان کوتاهی است. قبل از هر نوع ارتباطی، اهداف و مخاطبان خود را مشخص کنید.
تشریح دقیق و صریح آنچه میخواهید و چرایی آن را بیان کنید، کمک میکند تا اطمینان حاصل شود که تمام اطلاعات لازم را درج میکنید. ممکن است در برخی موارد تکرار کلمات ضروری باشد، حتماً با دقت و کم از آن استفاده کنید. تکرار پیام شما می تواند اطمینان حاصل کند که مخاطبان شما آن را دریافت می کنند، اما تکرار بیش از حد می تواند باعث شود که آنها به طور کامل شما را از بین ببرند.
2.زودتر از موعد آماده شوید
قبل از شروع هر نوع ارتباطی بدانید که قرار است چه بگویید و چگونه بگویید. با این حال، آماده بودن به معنای چیزی بیش از تمرین یک ارائه است.
آمادگی همچنین شامل تفکر در مورد کل ارتباط، از ابتدا تا انتها است. در مورد اطلاعاتی که ممکن است برای پشتیبانی از پیام خود نیاز داشته باشید، تحقیق کنید. در نظر بگیرید که چگونه به سوالات و انتقادات پاسخ می دهید.
قبل از وارد شدن به هر مکالمهای، سؤالات احتمالی، درخواستهای اطلاعات یا شفافسازی بیشتر و اختلاف نظرها را با طوفان فکری بنویسید تا آماده باشید با آرامش و شفافیت به آنها رسیدگی کنید.
3.مراقب ارتباطات غیرکلامی باشید
حالات صورت، حرکات و زبان بدن ما اغلب می تواند بیش از کلمات ما بگوید. نشانه های غیرکلامی می توانند بین 65 تا 93 درصد بیشتر از کلام گفتاری تأثیر بگذارند. و اگر این دو با هم اختلاف داشته باشند، به احتمال زیاد سیگنال های غیرکلامی را نسبت به کلمات گفتاری باور می کنیم.
رهبران باید به ویژه در خواندن نشانه های غیرکلامی ماهر باشند.اگر از زبان بدن دیگران آگاه هستید، ممکن است بتوانید تاکتیک های ارتباطی خود را به درستی تنظیم کنید. در عین حال، رهبران باید بتوانند ارتباطات غیرکلامی خود را نیز کنترل کنند.
4.مراقب لحن خود باشید
نحوه بیان چیزی می تواند به اندازه آنچه می گویید مهم باشد. مانند سایر نشانههای غیرکلامی، لحن شما میتواند به پیام شما قدرت و تأکید بیشتری ببخشد، یا میتواند آن را کاملاً تضعیف کند.
لحن می تواند عامل مهمی در اختلافات و درگیری های محل کار باشد. یک کلمه خوب انتخاب شده با مفهوم مثبت باعث ایجاد حسن نیت و اعتماد می شود. یک کلمه بد انتخاب شده با مفاهیم نامشخص یا منفی می تواند به سرعت منجر به سوء تفاهم شود.
هنگام صحبت کردن، لحن شامل حجم، فرافکنی و همچنین انتخاب کلمه است. در زمان واقعی، کنترل لحن برای اطمینان از مطابقت با هدف شما می تواند چالش برانگیز باشد. اما توجه به لحن خود به شما این امکان را می دهد که اگر به نظر می رسد یک ارتباط در جهت اشتباهی است، آن را به درستی تغییر دهید.
5.گوش دادن فعال را تمرین کنید
ارتباط تقریباً همیشه شامل دو یا چند نفر می شود. بنابراین، هنگام برقراری ارتباط موفق، گوش دادن به همان اندازه مهم است که صحبت کردن. اما گوش دادن می تواند چالش برانگیزتر از آن چیزی باشد که ما تصور می کنیم.
هدف از گوش دادن فعال این است که اطمینان حاصل شود که نه فقط کلماتی که شخص می گوید، بلکه کل پیام را می شنوید. برخی از نکات برای گوش دادن فعال عبارتند از:
- توجه کامل و بی دریغ خود را به گوینده بدهید.
- ذهن خود را از حواس پرتی، قضاوت ها و استدلال های متقابل پاک کنید.
- اجتناب از وسوسه قطع کردن افکار خود.
- زبان بدن باز و مثبت را نشان دهید تا ذهن خود را متمرکز نگه دارید و به گوینده نشان دهید که واقعاً دارید گوش می دهید.
- سوالات باز را بپرسید که برای استخراج اطلاعات بیشتر طراحی شده اند.
6.هوش هیجانی خود را بسازید
ارتباطات بر پایه هوش هیجانی بنا شده است. به بیان ساده، تا زمانی که نتوانید احساسات خود را ارزیابی و درک کنید، نمی توانید مهارت ارتباط موثر با دیگران را به دست آورید. درک و مدیریت احساسات خود تنها بخشی از هوش هیجانی است.
برای مثال، رهبرانی که سطح هوش هیجانی بالایی دارند، به طور طبیعی در گوش دادن فعال، حفظ لحن مناسب و استفاده از زبان بدن مثبت آسانتر خواهند بود.
7.یک استراتژی ارتباطی در محل کار ایجاد کنید
حتی مؤثرترین ارتباط دهنده ممکن است بدون استراتژی ارتباطی در محل کار، انتقال پیام خود را دشوار بداند. استراتژی ارتباطی چارچوبی است که کسب و کار شما در آن اطلاعات را منتقل و دریافت می کند.
استراتژی شما باید شامل چه کسی و چه زمانی باشد. این تضمین می کند که همه اطلاعات صحیح را در زمان مناسب دریافت می کنند. می تواند به اندازه نحوه ارتباط شما دقیق باشد، از جمله تعریف نوع ابزارهایی که برای هر اطلاعات استفاده می کنید. به عنوان مثال، ممکن است تعیین کنید که چه زمانی مناسب است از یک چت گروهی برای کل تیم یا سازمان استفاده کنید یا زمانی که جلسه باید در یک ایمیل خلاصه می شد.
8.فرهنگ سازمانی مثبت ایجاد کنید
فرهنگ شرکتی که در آن با هم ارتباط برقرار می کنید نیز نقشی حیاتی در ارتباط موثر دارد. در یک محیط کاری مثبت که محیطی مبتنی بر شفافیت، اعتماد، همدلی و گفتگوی باز است، مهارت ارتباط موثر تر می شود.
بدون دیدگاه